Dar de alta a un empleado en España implica registrar formalmente al trabajador en la Seguridad Social antes de que comience su relación laboral. Este trámite es obligatorio para cualquier empleador (empresa o autónomo) y garantiza que el trabajador reciba los derechos y beneficios asociados al empleo, como cotización a la Seguridad Social, acceso a servicios médicos, y prestaciones por desempleo, jubilación o incapacidad.
El proceso de alta debe realizarse a través del Sistema RED, un portal digital que permite a los empleadores comunicar el alta, baja o modificación de los datos de sus empleados. La información presentada incluye los datos del trabajador (DNI, número de Seguridad Social) y detalles de la relación laboral (tipo de contrato, grupo de cotización, fecha de inicio, etc.).
En este blog, te explicamos de manera detallada qué implica dar de alta a un empleado, cuándo es obligatorio hacerlo, los pasos a seguir y las consecuencias legales de no cumplir con esta obligación. Si estás a punto de contratar a un nuevo trabajador, este artículo te será de gran utilidad para asegurarte de que todo esté en regla desde el primer día.
¿Cuándo es obligatorio dar de alta a un empleado?
En España, es obligatorio dar de alta a un empleado antes de que comience a trabajar. Esto significa que el alta debe gestionarse antes del primer día de actividad laboral, asegurando que el trabajador esté cubierto por la Seguridad Social desde el primer momento. De hecho, la normativa permite que el empleador realice el alta con hasta 60 días de antelación al inicio del trabajo.
Este trámite es requerido tanto para contratos temporales como indefinidos, ya sean a jornada completa o parcial. Además, cualquier cambio en las condiciones laborales, como una modificación del contrato o del grupo de cotización, debe ser notificado a la Seguridad Social en un plazo de tres días naturales tras producirse el cambio.
El incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones graves, incluyendo multas económicas que varían en función de la gravedad y el número de trabajadores afectados, así como la obligación de regularizar la situación del trabajador con efectos retroactivos.
Pasos para dar de alta a un empleado en la Seguridad Social
A continuación te explicamos los pasos clave que debes seguir para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social en España:
1. Inscripción de la empresa en la Seguridad Social
Si es la primera vez que contratas a un trabajador, el primer paso es inscribir a la empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Esta inscripción se hace una sola vez, y te proporcionarán un Código de Cuenta de Cotización que identificará a tu empresa en futuras gestiones.
2. Obtener el Número de Afiliación del trabajador
Si el empleado no tiene número de la Seguridad Social, deberás solicitarlo en la TGSS a través del portal Import@ss. Este número es único y personal, y será necesario para cualquier trabajador que no lo haya tenido previamente.
3. Tramitar el alta a través del Sistema RED
Con los datos necesarios, el siguiente paso es dar de alta al trabajador en el régimen correspondiente de la Seguridad Social, a través del Sistema RED. La solicitud de alta debe incluir:
- Datos del empresario (razón social y código de cuenta de cotización).
- Datos del trabajador (nombre, DNI, número de la Seguridad Social).
- Información sobre la relación laboral (tipo de contrato, fecha de inicio, grupo de cotización).
4. Registro del contrato de trabajo en el SEPE
El contrato del trabajador también debe registrarse en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en un plazo de 10 días desde la firma. Esto aplica a todo tipo de contratos.
5. Ingreso de cotizaciones a la Seguridad Social
Desde el momento en que el trabajador comienza a trabajar, debes realizar los pagos de las cotizaciones correspondientes a la Seguridad Social, calculadas en función de su salario y tipo de contrato.
Costes asociados al alta de un empleado
Dar de alta a un empleado en España conlleva una serie de costes que tanto el empleador como el trabajador deben afrontar. Estos costes están principalmente relacionados con las cotizaciones a la Seguridad Social, y varían en función del tipo de contrato y el salario del empleado.
1. Cotizaciones a la Seguridad Social
Aportación del empleador
Entre el 30% y el 35% del salario bruto del trabajador, dependiendo de la categoría profesional y el tipo de contrato.
Aportación del trabajador
Alrededor del 6,35% de su salario bruto.
2. Tipo de contrato
El tipo de contrato también influye en el coste de las cotizaciones. Los contratos temporales suelen tener unas bases de cotización más elevadas.
3. Seguros de accidentes de trabajo
La cotización por accidentes de trabajo varía según la actividad económica de la empresa. Sectores con mayor riesgo laboral tienen primas más altas.
4. Costes indirectos
Además de las cotizaciones, hay costes administrativos relacionados con la gestión de la documentación.
¿Cómo comprobar si un trabajador está dado de alta correctamente?
Consultar la vida laboral del trabajador
Solicitar el informe de vida laboral del trabajador desde la Sede Electrónica de la Seguridad Social es una forma rápida de verificar el alta.
Acceso a través de la empresa
Los empleadores pueden usar el Sistema RED para comprobar el alta de un trabajador.
Verificación en la nómina
El recibo de la nómina debe reflejar las aportaciones a la Seguridad Social.
En definitiva, dar de alta a un empleado es un proceso esencial para garantizar el cumplimiento legal y la protección tanto de la empresa como del trabajador. Realizar este trámite de manera correcta evita posibles sanciones y asegura que el empleado reciba todos los beneficios que le corresponden. Si este proceso te resulta complicado o prefieres dejarlo en manos de expertos, en Contalia estamos aquí para ayudarte. Como asesoría integral en Murcia, ofrecemos servicios de asesoramiento fiscal, laboral, contable, jurídico y mercantil, tanto presencial como online. No dudes en contactarnos para optimizar la gestión de tu empresa y cumplir con todas las normativas vigentes.
