Si eres autónomo, una de las mejores formas de reducir tu carga fiscal es conociendo bien qué gastos puedes desgravar legalmente. Saber qué puedes deducir te permite pagar menos impuestos, mantener tus cuentas en orden y evitar problemas con Hacienda.
Sin embargo, muchas veces esta información no está del todo clara y surgen dudas frecuentes como: ¿puedo desgravar los suministros si trabajo desde casa?, ¿es deducible una comida con un cliente?, ¿y el gasto del coche?
En esta guía actualizada, te explicamos de forma clara y práctica qué se considera un gasto deducible, qué requisitos debes cumplir para justificarlo y cómo puedes sacar el máximo partido a tu planificación fiscal.
Además, detallamos los gastos más comunes que puedes deducir tanto en el IRPF como en el IVA, y te damos consejos útiles para gestionar bien tus facturas y evitar sanciones. Si quieres optimizar tus impuestos y llevar un control más eficiente de tu actividad como autónomo, este artículo es para ti.
¿Qué se considera un gasto deducible para autónomos?
Un gasto deducible es todo aquel desembolso económico relacionado directamente con tu actividad profesional que puede restarse de tus ingresos a la hora de calcular los impuestos a pagar. Es decir, son gastos necesarios para el desarrollo de tu trabajo como autónomo, y que puedes incluir en tus declaraciones trimestrales y anuales de IRPF e IVA para reducir la base imponible y, por tanto, la cantidad de impuestos que debes abonar.
Requisitos generales según la Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria establece una serie de condiciones básicas para que un gasto sea considerado deducible. Estos requisitos son:
- Que esté vinculado a la actividad económica del autónomo: El gasto debe estar relacionado de forma clara con el ejercicio de tu actividad profesional.
- Que esté justificado con factura: No basta con un ticket; se necesita una factura completa con todos los datos fiscales exigidos por la ley.
- Que esté registrado contablemente: El gasto debe figurar en tus libros de contabilidad o en tu registro de ingresos y gastos si tributas en estimación directa simplificada.
- Que esté debidamente declarado en los modelos fiscales correspondientes: Por ejemplo, en el modelo 130 para IRPF o el 303 para IVA.
Si un gasto no cumple con estos requisitos, la Agencia Tributaria puede considerarlo no deducible, lo que podría dar lugar a ajustes fiscales o sanciones en caso de inspección.
Diferencias entre gastos deducibles en IRPF e IVA
Es importante entender que no todos los gastos deducibles en IRPF lo son también en IVA, y viceversa. Aunque a menudo coinciden, existen algunas diferencias clave:
IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas)
Algunos ejemplos de gastos deducibles solo en IRPF pueden ser las amortizaciones, los sueldos del personal o la cuota de autónomos Se deducen del total de ingresos para calcular el beneficio neto y tributar sobre él.
IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)
Solo puedes deducir el IVA soportado en aquellas compras o servicios que estén relacionados directamente con tu actividad. Además, el proveedor debe haber emitido una factura válida con IVA desglosado. Hay ciertos gastos, como los relacionados con vehículos o dietas, donde Hacienda es más restrictiva con la deducción del IVA.
Lista de gastos deducibles más comunes para autónomos
A continuación, te presentamos una lista detallada de los gastos más habituales que los autónomos pueden deducir en sus declaraciones trimestrales de IRPF e IVA. Estos gastos deben estar directamente relacionados con la actividad profesional, justificados mediante factura y registrados en la contabilidad del autónomo.
Consumos de explotación y materiales
Incluye todo tipo de productos o materiales que necesitas para desempeñar tu actividad: desde materia prima hasta pequeños artículos de papelería o embalaje.
Ejemplo: papel, tinta de impresora, sobres, etiquetas, herramientas de trabajo, etc.
Sueldos, salarios y cotizaciones a la Seguridad Social
Si tienes trabajadores contratados, puedes deducir tanto sus nóminas como las cuotas empresariales a la Seguridad Social. También es deducible la cuota de autónomos que pagas mensualmente.
Si trabajas con colaboradores o profesionales externos, también puedes deducir sus honorarios.
Alquileres y gastos asociados al local de trabajo
El alquiler de un local u oficina afecta directamente a tu actividad, por lo que es completamente deducible. También se incluyen los gastos de comunidad, IBI, seguros o mantenimiento del espacio.
Si trabajas desde casa, puedes deducir un porcentaje proporcional si has comunicado a Hacienda el uso compartido.
Suministros: luz, agua, internet y teléfono
Si trabajas en un local, los suministros se deducen al 100%. Si trabajas desde casa, puedes deducir un 30% sobre el porcentaje de vivienda afecto a la actividad, siempre que lo hayas notificado a la AEAT.
El uso del móvil también es deducible si lo empleas para trabajar (idealmente, uno exclusivo para ello).
Gastos de manutención y dietas
Desde la reforma fiscal de 2018, los autónomos pueden deducir gastos de manutención en restaurantes y bares, siempre que:
- Estén relacionados con la actividad.
- Se paguen con medios electrónicos.
- Se conserven las facturas con todos los datos.
Límites: 26,67€/día en España y 48,08€/día en el extranjero (el doble si hay pernocta).
Vehículos y transporte
Los gastos relacionados con el uso profesional del vehículo (combustible, seguro, revisiones, impuestos) pueden deducirse si se demuestra su uso exclusivo en la actividad.
En actividades no vinculadas al transporte, solo se admite el 50% del IVA soportado y es más difícil justificarlo en el IRPF.
Publicidad y marketing
Incluye inversiones en diseño web, campañas publicitarias, redes sociales, tarjetas de visita o cualquier otra acción orientada a promocionar tu negocio.
Formación y cursos relacionados con la actividad
Cursos, talleres, seminarios y formación online que estén directamente relacionados con tu profesión son deducibles. También puedes incluir libros, software educativo y plataformas de e-learning.
Servicios profesionales: asesoría, gestoría y otros
Los honorarios pagados a tu asesor fiscal, abogado, gestor o cualquier profesional externo que colabore con tu negocio son totalmente deducibles.
💡 Consejo práctico: guarda siempre las facturas con todos los datos fiscales completos y registra cada gasto en el momento que se produce. Una gestión fiscal ordenada te ayudará a evitar problemas y a optimizar tu declaración de impuestos.
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¿Cuándo y cómo puedo desgravar mis gastos como autónomo?
Esta información está pensada para autónomos que tributan en el régimen de estimación directa. Si tributas por módulos (estimación objetiva), este sistema no aplica, ya que en ese caso no se tienen en cuenta los gastos reales.
Como autónomo, puedes deducir muchos de los gastos que genera tu actividad profesional, pero no basta con saber qué puedes desgravar: también es importante entender cuándo puedes hacerlo y cómo se refleja en tus declaraciones trimestrales y anuales.
¿Cuándo se puede desgravar un gasto?
Hacienda permite deducir un gasto cuando se produce, es decir, en el momento en que se ha generado y tienes la factura correspondiente. No importa si aún no lo has pagado, lo importante es que el gasto esté correctamente justificado y fechado dentro del trimestre fiscal en el que se declara.
Por tanto, si recibes una factura en marzo, aunque la pagues en abril, ese gasto corresponde al primer trimestre y debes incluirlo ahí.
¿Cómo se desgrava?
Los gastos deducibles se reflejan en las declaraciones trimestrales que todo autónomo presenta:
- En el modelo 130 (IRPF) declaras tus ingresos y restas los gastos para calcular el beneficio sobre el que tributarás.
- En el modelo 303 (IVA) deduces el IVA soportado en tus gastos, siempre que tengas la factura completa y esté relacionada con tu actividad.
Ambos modelos se presentan en los siguientes plazos:
- 1er trimestre: del 1 al 20 de abril
- 2º trimestre: del 1 al 20 de julio
- 3er trimestre: del 1 al 20 de octubre
- 4º trimestre: del 1 al 30 de enero del año siguiente
Al finalizar el año, todos estos datos se consolidan en la declaración de la Renta (modelo 100), donde se ajusta el total del IRPF en función de tus circunstancias personales y profesionales.
¿Y si me llega una factura tarde?
Si no incluyes una factura en el trimestre que corresponde, puedes presentarla en el siguiente. Hacienda te permite deducir gastos con hasta cuatro años de antigüedad, aunque lo recomendable es hacerlo siempre en el periodo correcto para evitar complicaciones si hay una revisión.
La declaración de la Renta. ¿Por qué hay que hacerla si ya presento IRPF e IVA trimestralmente?
Esta es una duda muy común entre autónomos, y tiene todo el sentido. Si ya presentas tus modelos trimestrales de IRPF (modelo 130) y de IVA (modelo 303), ¿por qué Hacienda te obliga a presentar también la declaración anual de la Renta (modelo 100)?
La respuesta es simple: los modelos trimestrales son pagos a cuenta, no el cierre definitivo del año fiscal. Te lo explico con más detalle:
1. Los modelos trimestrales son provisionales
El modelo 130 que presentas cada trimestre es un anticipo del IRPF que vas a pagar ese año. Se calcula aplicando un 20% sobre tu beneficio (ingresos menos gastos).
Al final del ejercicio, en la declaración de la Renta (modelo 100), se ajusta el total de lo que realmente debes pagar según tus ingresos anuales, tus gastos deducibles y tu situación personal y familiar (mínimos personales, hijos, vivienda, etc.).
Por eso, en la Renta puedes tener:
- A devolver, si pagaste de más durante el año.
- A ingresar, si pagaste de menos.
2. El modelo 100 incluye más información que el 130
La declaración de la Renta no solo recoge tus ingresos como autónomo. También incluye:
- Rendimientos del trabajo (si compatibilizas con un empleo).
- Ingresos por alquileres, intereses bancarios o dividendos.
- Deducciones familiares, por vivienda, discapacidad, maternidad, etc.
Todo esto se suma para calcular tu cuota total del IRPF anual.
3. El modelo 303 de IVA es independiente del IRPF
El modelo 303 de IVA es trimestral y sirve para declarar el IVA que has cobrado a tus clientes y el que has soportado en tus gastos.
A final de año presentas también el modelo 390 (resumen anual de IVA), pero esto no sustituye la declaración de la Renta, ya que el IVA es un impuesto diferente, que no forma parte de tu beneficio personal, sino que lo gestionas en nombre de Hacienda.
En resumen:
- Aunque hagas declaraciones trimestrales de IRPF e IVA, la declaración de la Renta es obligatoria porque:
- Sirve para hacer el cálculo final del IRPF anual.
- Permite aplicar deducciones personales que no se reflejan en los modelos trimestrales.
- Ajusta los anticipos realizados y determina si has pagado de más o de menos.
- Recoge todos los ingresos y patrimonios, no solo los de tu actividad como autónomo.
Conocer qué gastos puedes desgravar, cómo justificarlos y cuándo incluirlos en tus declaraciones es clave para pagar lo justo y evitar errores ante Hacienda. En Contalia te ayudamos a llevar tu contabilidad al día, presentar tus impuestos correctamente y optimizar tu fiscalidad como autónomo o pyme.
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